Erfassungshilfe

1. Noch kein Konto? Jetzt registrieren!

Falls Ihre Kirchgemeinde/Pfarrei oder Sie noch nicht registriert sind, müssen Sie sich unter dem Menüpunkt «Noch kein Konto? «Jetzt registrieren!» neu anmelden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Auf «Jetzt registrieren!» klicken
• Die Felder «Name», «Vorname» und «E-Mail-Adresse» erfassen (die Angaben zur Funktion und Natelnummer sind optional). Die E-Mail-Adresse ist zugleich auch Ihr Benutzername für das Login¹.
  
  ¹Wenn Sie bereits für eine Pfarrei oder Kirchgemeinde registriert sind und Daten für eine weitere Pfarrei oder Kirchgemeinde erfassen wollen, fordert Sie das System auf, einen anderen Benutzernamen zu wählen. Ihre E-Mail-Adresse bleibt aber als Kontakt für sämtliche Registrationen die gleiche.

Danach haben Sie zwei Möglichkeiten sich bei Musica Sacra zu registrieren:

1. «Neuerfassung einer Kirchgemeinde/Pfarrei»: Ihre Kirchgemeinde/Pfarrei ist noch nicht bei Musica Sacra registriert.
   
   • Konfession der Kirchgemeinde/Pfarrei auswählen
   • Name der Kirchgemeinde/Pfarrei erfassen
   • Auf die Checkbox «Mitglied-/Kantonalkirche» klicken und die entsprechende Mitglied-/Kantonalkirche auswählen
   • Erfassung ab: Auswahl des Jahres ab welchem erfasst wird. Es kann entweder das laufende oder das angehende Jahr in der Checkbox ausgewählt werden.
   • Die weiteren Eingabefelder (Telefonnummer, Zusatz, Strasse/Nr.*, PLZ/Ort*, Amtssprache*) erfassen. Bitte darauf achten, dass alle Pflichtfelder (*) ausgefüllt sind
   • Die Eingaben mit «Registrieren» abschliessen
     
     
2. «Kirchgemeinde/Pfarrei ist bereits registriert»: Ist Ihre Kirchgemeinde/Pfarrei bereits bei Musica Sacra erfasst, können Sie sich als zusätzlichen Benutzer registrieren.
   
   • Konfession der Kirchgemeinde/Pfarrei auswählen
   • Via der Checkbox «Suche» die gewünschte Kirchgemeinde/Pfarrei finden. Die weiteren Eingabefelder werden automatisch ausgefüllt.
   • Die Eingaben mit «Registrieren» abschliessen

Nach erfolgreicher Registrierung stellt Ihnen das System automatisch eine Bestätigung zu. Ihre Zugangsdaten erhalten Sie innerhalb von zwei Werktagen per E-Mail zugestellt.

Falls Sie die E-Mail mit den Zugangsdaten nicht in Ihrem Posteingang sehen, überprüfen Sie bitte Ihren Spam- oder Junk-Ordner, um sicherzustellen, dass die Nachricht nicht als Spam/Junkmail eingestuft wurde.

2. Login

Auf der der Login-Seite loggen Sie sich mit ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort ein.

3. Passwort vergessen?

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über den Menüpunkt «Passwort vergessen?» (unterhalb der «Login»-Schaltfläche) ein Neues anfordern.

• Auf «Passwort vergessen?» klicken
• Ihre E-Mail-Adresse eingeben
• Auf «Neues Password senden» klicken

Das System sendet Ihnen umgehend eine E-Mail mit dem neuen Passwort. Sind Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse in verschiedenen Gemeinden registriert, erhalten Sie für alle Gemeinde-Logins ein neues Passwort.

Falls Sie die E-Mail mit dem neuen Passwort nicht in Ihrem Posteingang sehen, überprüfen Sie bitte Ihren Spam- oder Junk-Ordner, um sicherzustellen, dass die Nachricht nicht als Spam/Junkmail eingestuft wurde.

4. Musikaufführungen erfassen

Nach dem Login gelangen Sie direkt auf die Seite «Musikaufführung erfassen» (über den Menüpunkt «Meldungen» in der linken Spalte, kommen Sie immer wieder hierher zurück).

Für die Erfassung der Musikaufführung gibt es zwei Möglichkeiten:

4.1 Standardeingabe

Bei der Standardeingabe werden die einzelnen Musikaufführungen über die vorhandene Eingabemaske erfasst. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Anzahl der Aufführungen*: Anzahl Aufführungen des Musikstücks erfassen
  Die Anzahl der Aufführungen kann im Nachhinein einfach in der Tabelle «Erfasste Meldungen» unterhalb der Eingabemaske angepasst werden (vgl. Punkt 6).
• Titel*: Titel des Musikstücks erfassen²
• Komponist/in*: Komponist/in des Musikstücks erfassen
• Bearbeiter/in: Bearbeiter/in des Musikstücks erfassen
• Datum (optional): Entweder geben Sie das Aufführungsdatum ein oder lassen das Feld leer. In diesem Fall übernimmt das System automatisch das aktuelle Tagesdatum
• Jede Eingabe mit «Speichern» bestätigen

Bitte darauf achten, dass alle Pflichtfelder (*) ausgefüllt sind. Sind keine Angaben zum Komponisten/zur Komponistin vorhanden, dann «unbekannt» ins Erfassungsfeld schreiben.

²Autovervollständigung

In der Datenbank sind alle urheberrechtlich geschützten Lieder und Musikstücke gespeichert, die in den vergangenen vier Jahren von den evangelischen und katholischen Kirchgemeinden/Pfarreien an die SUISA gemeldet wurden.

Wenn ein bekannter Titel eingegeben wird, vervollständigt das System den Titel automatisch, wie man es beispielsweise aus Suchmaschinen kennt, und schlägt einen Komponisten und Bearbeiter/in vor. Sie haben aber die Möglichkeit, diesen Vorschlag zu überschreiben.

4.2 Excel-Liste importieren

Alternativ zur Eingabe der Musikaufführungen über die Standardeingabe (vgl. 4.1), können diese in einer Excel-Liste erfasst und in die Webapplikation Musica Sacra importiert werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Wichtig: Die zu importierende Excel-Liste benötigt ein bestimmtes vorgegebenes Format. Aus diesem Grund ist zwingend die folgende Excel-Vorlage zu verwenden, welche in der Erfassungsmaske «Musikaufführungen erfassen» unterhalb des Befehls «Excel Liste importieren» heruntergeladen werden kann:
  → Download Excel-Vorlage für Import (Vorlage für Standardeingabe)
  Die Vorlage darf nicht verändert werden. Die Spalten «Anzahl der Aufführungen», «Titel» und «Komponist/in» sind Pflichtfelder und müssen zwingend ausgefüllt sein.
• Auf den Menüpunkt «Excel-Liste importieren» klicken (befindet sich rechts neben der «Speichern»-Schaltfläche)
• Die zu importierende Excel-Liste aus Dateiablage auswählen und mit Öffnen importieren

5. Gemeindegesang und Fotokopien von Noten und Liedtexten erfassen

(Diese Felder sind nur sichtbar, wenn Ihre Gemeinde an der Erfassung des Gemeindegesangs und der Fotokopien von Noten und Liedtexten teilnimmt)

Nach dem Login gelangen Sie auf die Übersichtsseite «Musikaufführungen» und «Gemeindegesang».

• Klicken Sie auf die Schaltfläche «Gemeindegesang - Fotokopien von Liedern und Noten» um zur Eingabemaske «Gemeindegesang erfassen» zu gelangen.

Für die Erfassung des Gemeindegesangs und der Fotokopien von Noten und Liedtexten gibt es drei Möglichkeiten:

5.1 Schnelleingabe

Gesungene und fotokopierte Lieder aus den geläufigsten evangelischen und katholischen Gesangbüchern können einfach und schnell über die Liednummern erfasst werden. Gehen Sie bei der Erfassung wie folgt vor:

• Anzahl der Aufführungen*: Anzahl Aufführungen des gesungenen Liedes erfassen
  Die Anzahl der Aufführungen kann im Nachhinein einfach in der Tabelle «Meldungen bearbeiten» unterhalb der Eingabemaske angepasst werden (vgl. Punkt 6).
• Gesangbuch: Benutztes Gesangbuch aus der Checkbox mit Hilfe des Auswahl-Menüs auswählen
• Liednummer: Betreffende Liednummer eingeben und auf «Übernehmen» klicken. Sämtliche Angaben werden in der Eingabemaske automatisch vervollständigt. Werden Liednummern nicht übernommen, müssen diese nicht erfasst werden, da diese Werke urheberrechtlich nicht mehr relevant sind.
• Anzahl Fotokopien von Noten und Liedtexten: Bitte tragen Sie hier die Anzahl der tatsächlich hergestellten Fotokopien ein, auch wenn am Tag der Nutzung nicht alle Fotokopien verwendet wurden. Sollte das Lied/der Liedtext zusätzlich mittels Beamer oder ähnlichem sichtbar gemacht worden sein, fahren Sie mit dem nächsten Feld fort.
• Nur bei Projektion (Beamer/Projektor) - Anzahl Besucher vor Ort: Wenn das Lied/der Liedtext mittels Beamer oder ähnlichem sichtbar gemacht wurde, tragen Sie bitte hier die ungefähre Anzahl der anwesenden Besucher ein. Sollten zusätzlich Kopien erstellt worden sein, geben Sie dies bitte im vorherigen Feld an.
• Datum (optional): Entweder geben Sie das Aufführungsdatum ein oder lassen das Feld leer. In diesem Fall übernimmt das System automatisch das aktuelle Tagesdatum.
• Jede Eingabe mit «Speichern» bestätigen

5.2 Standardeingabe

Bei der Standardeingabe werden die einzelnen Lieder über die vollständige Eingabemaske erfasst. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Anzahl der Aufführungen*: Anzahl Aufführungen des Lieds erfassen
  Die Anzahl der Aufführungen kann im Nachhinein einfach in der Tabelle «Meldungen bearbeiten» unterhalb der Eingabemaske angepasst werden (vgl. Punkt 6).
• Titel*: Titel des Liedes erfassen³
• Komponist/in*: Komponist/in des Lieds erfassen
• Bearbeiter/in: Bearbeiter/in des Musikstücks erfassen
• Orgelsatz: Falls das Lied mit der Orgel begleitet wurde, den dazugehörigen Orgelsatz erfassen
• Anzahl Fotokopien von Noten: Bitte tragen Sie hier die Anzahl der tatsächlich hergestellten Fotokopien ein, auch wenn am Tag der Nutzung nicht alle Fotokopien verwendet wurden. Sollte das Lied/der Liedtext zusätzlich mittels Beamer oder ähnlichem sichtbar gemacht worden sein, fahren Sie mit dem nächsten Feld fort.
• Nur bei Projektion (Beamer/Projektor) - Anzahl Besucher vor Ort: Wenn das Lied/der Liedtext mittels Beamer oder ähnlichem sichtbar gemacht wurde, tragen Sie bitte hier die ungefähre Anzahl der anwesenden Besucher ein. Sollten zusätzlich Kopien erstellt worden sein, geben Sie dies bitte im vorherigen Feld an.
• Textdichter/in*: Bei Fotokopien zusätzlich Textdichter/in erfassen
• Quelle*: Bei Fotokopien zusätzlich Quelle erfassen
• Datum (optional): Entweder geben Sie das Aufführungsdatum ein oder lassen das Feld leer. In diesem Fall übernimmt das System automatisch das aktuelle Tagesdatum.
• Jede Eingabe mit «Speichern» bestätigen

Bitte darauf achten, dass alle Pflichtfelder (*) ausgefüllt sind. Sind keine Angaben zu Komponist/in, Textdichter/in oder zur Quelle vorhanden, dann «unbekannt» ins Erfassungsfeld schreiben.

³Autovervollständigung

In der Datenbank sind alle urheberrechtlich geschützten Lieder und Musikstücke gespeichert, die in den vergangenen vier Jahren von den evangelischen und katholischen Kirchgemeinden/Pfarreien an die SUISA gemeldet wurden.

Wenn ein bekannter Titel eingegeben wird, vervollständigt das System den Titel automatisch, wie man es beispielsweise aus Suchmaschinen kennt, und schlägt einen Komponisten und Bearbeiter/in vor. Sie haben aber die Möglichkeit, diesen Vorschlag zu überschreiben.

5.3 Excel-Liste importieren 

Alternativ zur Eingabe des Gemeindegesangs und der Fotokopien von Noten und Liedtexten über die Schnell- oder Standardeingabe (vgl. 5.1 und 5.2), können die gesungenen Lieder und Fotokopien in einer Excel-Liste erfasst und in die Webapplikation Musica Sacra importiert werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Wichtig: Die zu importierende Excel-Liste benötigt ein bestimmtes vorgegebenes Format. Aus diesem Grund sind zwingend die folgenden Excel-Vorlagen zu verwenden, welche in der Erfassungsmaske «Gemeindegesang erfassen» unterhalb des Befehls «Excel Liste importieren» heruntergeladen werden können:
  → Download Excel-Vorlage für Import  (Vorlage für Standardeingabe)
  → Download Excel-Vorlage für Gesangbuch (Vorlage für Schnelleingabe)
  Diese beiden Vorlagen dürfen nicht verändert werden. Die Spalten «Anzahl der Aufführungen», «Titel» und «Komponist/in» sind Pflichtfelder und müssen zwingend ausgefüllt sein.
• Auf den Menüpunkt «Excel-Liste importieren» klicken (befindet sich rechts neben der «Speichern»-Schaltfläche)
• Die zu importierende Excel-Liste aus Dateiablage auswählen und mit Öffnen importieren

5.4 Nullmeldung

Im Menüpunkt «Nullmeldung» geben Sie an, falls in Ihrer Gemeinde/Pfarrei in einem Monat keinerlei Vervielfältigungen von Noten, Liedern und Liedtexten (auch mittels Beamer o.ä.) sowie Liedtexteinblen-dungen beim Streaming erstellt wurden.

Bitte beachten Sie, dass die Angabe einer sogenannten «Nullmeldung» nicht im Voraus möglich ist (also frühestens nach Ablauf des jeweiligen Monats und spätestens bis zum Ende des Folgemonats).

6. Meldungen bearbeiten und als Excel-Liste exportieren

In der Tabelle «Erfasste Meldungen» (unterhalb der Erfassungsmasken «Musikaufführung erfassen» oder «Gemeindegesang erfassen»), werden alle in der aktuellen Buchungsperiode bereits erfassten Meldungen Ihrer Kirchgemeinde/Pfarrei aufgeführt. Mit der Suchfunktion (Suchbegriff eingeben) finden Sie bereits erfasste Musikaufführungen bzw. die gesungene Lieder des Gemeindegesangs im jeweiligen Jahr schneller.

Die erfassten Meldungen aus dem laufenden Jahr (=aktuelle Buchungsperiode), können wie folgt bearbeitet werden:

• Anzahl Aufführungen anpassen: Mithilfe der Plus(+) und Minus(-) Tasten rechts und links in der «Anzahl Aufführungen»-Spalte», kann die Anzahl verändert werden. Die geänderte Anzahl wird direkt gespeichert, d.h. die Änderung muss nicht über «Speichern» bestätigt werden.
• Einzelne Meldungen löschen: In der rechten Spalte können mit einem Klick auf (x) einzelne Meldungen gelöscht werden.
• Mehrere oder alle Meldungen löschen: Um mehrere Meldungen gleichzeitig zu löschen, müssen diese in der 1. Spalte «Alle» ausgewählt werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Löschen werden alle ausgewählten Meldungen gelöscht. Um alle Meldungen auszuwählen klicken Sie in der Kopfzeile auf die 1. Spalte «Alle».
• Meldung bearbeiten: Über einen Klick auf das «Bearbeiten» Icon, gelangt man auf die Detailansicht einer Meldung. Dort können die Eingaben ergänzt, verändert oder gelöscht werden.
• Über die Schaltfläche «Exportieren» rechts unterhalb der Tabelle «Erfasste Meldungen» können die erfassten Meldungen als Excel-Tabelle heruntergeladen werden.

Die Meldungen aus den vergangenen Jahren (=abgeschlossene/eingereichte Buchungsperioden) können nicht mehr bearbeitet werden.

7. Benutzerdaten ändern

Über den Menüpunkt «Mein Profil» können Sie Ihre Benutzerdaten und Ihr Passwort ändern.

8. Kirchgemeindedaten ändern

Über den Menüpunkt «Kirchgemeinde/Pfarrei» können Sie die Stammdaten Ihrer Kirchgemeinde/Pfarrei ansehen und ändern. Sollten für Ihre Kirchgemeinde/Pfarrei mehrere Nutzer registriert sein, kann nur die Ansprechperson Änderungen vornehmen (siehe Punkte 8.1).

8.1 Ansprechperson festlegen

Sind für Ihre Kirchgemeinde/Pfarrei mehrere Nutzer registriert, dann ist eine Person als Ansprechperson zu definieren. Diese Person kann die Daten Ihrer Kirchgemeinde/Pfarrei ändern und die erfassten Meldungen der Gemeinde am Jahresende einreichen (siehe Punkt 9).

In der Regel ist die erste registrierte Person auch die Ansprechperson. Jeder Nutzer kann die Ansprechperson jedoch ändern, indem er oder sie das Feld Ansprechperson eines anderen Nutzers anklickt.

8.2 Sprache ändern

Die Sprache der Benutzeroberfläche richtet sich nach der gewählten Sprache bei der Registrierung (ist Rumantsch gewählt, ist es die Sprache Deutsch). Sie können die Sprache jederzeit im Menü oben rechts ändern. Beim nächsten Login erscheint die Benutzeroberfläche automatisch in dieser Sprache.

8.3 Neu registrieren

Über den Button «Neu registrieren» gelangen Sie direkt auf das Registrationsformular (Erfassung in bestehender Kirchgemeinde/Pfarrei) und können dort weitere Personen für Ihre Kirchgemeinde/Pfarrei registrieren.

9. Meldungen eines Jahres einreichen

Die Ansprechperson der Kirchgemeinde/Pfarrei wird zu Jahresbeginn aufgefordert, die erfassten Daten des Vorjahres einzureichen (validieren).

Ist die Validierung aktiviert (in der Regel zwischen Januar und Februar), erscheint bei der Ansprechperson oben rechts in der Navigation - neben einem roteingefärbten Datum - ein Menüpunkt «Aktuelles Jahr einreichen». Das Datum gibt an, bis wann die erfassten Meldungen der laufenden Buchungsperiode spätestens eingereicht werden müssen.

Für die Validierung ist wie folgt vorzugehen:

• Auf den Menüpunkt «Aktuelles Jahr einreichen» klicken
• Im geöffneten Infofenster auf die Schaltfläche «Einreichen» klicken

Damit ist die laufende Buchungsperiode abgeschlossen. Die Ansprechperson der Kirchgemeinde/Pfarrei erhält zusätzlich ein Bestätigungsmail, dass die Daten erfolgreich eingereicht wurden.

Falls Sie eine Buchungsperiode aus Versehen oder zu schnell abgeschlossen haben, melden Sie sich bitte bei der Geschäftsstelle der Evangelisch-reformierte Kirche Schweiz EKS (musica-sacra@evref.ch / 031 370 25 21) oder dem Generalsekretariat der RKZ (info@rkz.ch / 044 266 12 00). Diese können die Buchungsperiode für Ihre Kirchgemeinde/Pfarrei wieder freigeben.

10. Hilfe - Für Sie da

Falls Sie Probleme bei der Registration oder beim Erfassen haben, wenden Sie sich bitte an:

Römisch-Katholische Zentralkonferenz der Schweiz (RKZ) in Zürich
info@rkz.ch, Tel. 044 266 12 00
www.rkz.ch

Evangelisch-reformierte Kirche Schweiz EKS
musica-sacra@evref.ch, Tel. 031 370 25 25
www.eks-eers.ch

 

Zürich und Bern, November 2025